Jak dużo zalet będzie miał obieg cyfrowy faktur w porównaniu z tradycyjnym obiegiem dokumentów.

Tradycyjny obieg faktur zakupowych w firmie często może rodzić różnego rodzaju problemy. Przede wszystkim będzie wymagać dość sporej pracy osób z kilku działów, lecz również jest czasem powodem sporego zamieszania. Faktury przychodzą do firmy rozmaitymi drogami. Część z nich może być dostarczana wraz z towarem do magazynu czy działu zakupu, część dochodzi do sekretariatu listami, a część księgowość dostaje wprost na maila. Tak duży rozrzut miejsc sprawia, że dokumenty zaczynają często wędrować bez potrzeby pomiędzy działami, niekiedy się gubią i tak naprawdę jest z nimi spore zamieszanie.

Nawet najlepiej zorganizowana obsługa faktur w wersji tradycyjnej może nie ustrzec od tych problemów, a poza tym zabiera dużo cennego czasu pracowników, którzy mogliby zrobić coś innego zamiast szukać zaginionych dokumentów – więcej informacji na efematic.pl.powodu firmy decydują się coraz częściej na poprawę w jakiś sposób procesów związanych z rejestracją i przetwarzaniem faktur, a z pomocą przychodzą im nowoczesne technologie.

Jednym z bardzo chętnie stosowanych rozwiązań o takim charakterze są programy do cyfrowej obsługi i archiwizacji dokumentów. Wszystkie papierowe faktury, jakie pojawiają się w firmie są w pierwszej kolejności skanowane i przetwarzane do postaci cyfrowej. Realizowane to jest na specjalnych skanerach, które umożliwiają odczytywanie tekstu z wydrukowanych kartek. Obecnie rozpoznanie faktur jest na wysokim stopniu zaawansowania, współczesne algorytmy doskonale sobie radzą z tekstem a ich skuteczność przedstawia się na poziomie nawet do 90 procent – Tym sposobem zmniejsza się znacząco ilość koniecznej pracy, przy równoczesnym zachowaniu odpowiedniej jakości. Pozostałe 10 procent nieodczytanych dokumentów jest wykonywane przez pracowników, a następnie tak opracowane faktury będą trafiać dalej.

Można między innymi zrobić integrację z systemem ERP, do którego załadowane zostaną kompletne informacje o zakupie, wraz ze skanem faktury. Dzięki temu wszystko będzie od razu dostępne dla wszystkich zainteresowanych działów, i praktycznie od razu można będzie dalej taki dokument procesować.